Los documentos para firmar la escritura de la venta de un inmueble se dividen en 10 pasos. Una vez completo este paso, se deben llevar a la notaría para la escrituración en la ciudad de Bogotá y finalmente llegar a la venta del apartamento, caso o local.

DOCUMENTOS PARA FIRMAR LA ESCRITURA

1. Copia de la escritura con la de cual compraste el inmueble.
2. La promesa de compraventa.
3. El Certificado de Tradición y Libertad (Vigencia no mayor a 30 días).
4. El último impuesto predial cancelado.
5. Paz y salvo de valorización expedido por el IDU o por la Secretaría de Hacienda, si la venta no es en Bogotá.
6. Paz y salvo del pago del administrador si está en propiedad horizontal.
7. Manifestación del estado civil.
8. Original y fotocopias de las cédulas el vendedor y el comprador.
9. Certificado de Cámara y Comercio según el caso.
10. Poder general con vigencia o poder especial.

1)  Copia de la escritura del inmueble comprado:

• Responsable: El Vendedor.
• Formato: Se puede digital o físico.
• Razón: La notaria tomara los linderos de esta escritura.
• Es Obligatorio?: Depende de la Notaria, pero lo que realmente necesitan es constatar los Linderos de los inmuebles.

2) La promesa de compraventa:

• Responsable: Inmobiliaria.
• Formato: Se puede digital o físico.
• Razón: La notaria constata el valor del negocio y toma datos de compradores y vendedores, como estados civiles, nombres, documentos de identidad entre otros.
  

3) El Certificado de Tradición y Libertad (Vigencia no mayor a 30 días)

• Responsable: El Vendedor.
• Formato: Se puede digital o físico.
• Razón: La notaria revisa la tradición del inmueble y constata que los inmuebles estén libres de gravámenes.
• Es Obligatorio?: sí.

4) El último impuesto predial cancelado:

• Responsable: El Vendedor.
• Formato: Se puede digital o físico.
• Razón: Por ley debe estar entre los documentos protocolizados (incluidos) en la escritura.
• Es Obligatorio?: sí.

5) Paz y salvo de valorización expedido por el IDU y/o Secretaria de Hacienda si la venta es fuera de Bogotá:

• Responsable: El Vendedor, La inmobiliaria presta el servicio de sacarlo si es en Bogotá.
• Formato: Se puede digital o físico.
• Razón: Por ley debe estar entre los documentos protocolizados (incluidos) en la escritura.
• Es Obligatorio?: sí.
• Nota: se puede sacar por la pagina del Idu (https://www.idu.gov.co) y si es fuera de Bogotá toca ir a la alcaldía correspondiente y pedir un paz y salvo de impuestos para tramite notarial.

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6)  Paz y salvo del pago del administrador si está en propiedad horizontal:

• Responsable: El Vendedor, La inmobiliaria presta el servicio de sacarlo con la debida autorización del propietario.
• Formato: Se puede enviar email enviado por la administración o físico.
• Razón: Es la forma de confirmar que el inmueble esta al día en el pago.
• Es Obligatorio?: Si y No, hay una forma de firmar la escritura sin el paz y salvo de administración y es que el Comprador acepte firmar con una clausula de solidaridad, esto significa que si llega haber deudas anteriores a la firma de la escritura el Comprador queda con la obligación de pagar solidariamente dichas deudas.
• Nota: El Paz y Salvo debe incluir todos los inmuebles a vender, garajes y depósitos si estos tienen matricula independiente, además debe ser claro que esta a paz y salvo por todo concepto (pago de Administración y Expensas comunes) y que el paz y salvo es expedido para tramite notarial.

7)  Manifestación del estado civil:

• Responsable: Cada parte, tanto comprador como Vendedor. 
• Formato: En  la promesa deben estar; si no, se puede mandar un correo con la información.
• Razón: Es la forma de saber sí un inmueble entre en una sociedad conyugal y si debe o no tener afectación a vivienda familiar.
• Es Obligatorio?: Si.
• Nota: Existen los siguientes tipos de Estados Civiles para la escritura:

• Estado Civil Soltero sin unión marital de hecho
• Estado Civil Soltero con unión marital de hecho
• Estado Civil, Casado con sociedad conyugal vigente
• Estado Civil, Casado con sociedad conyugal disuelta

8) Fotocopias originales de las cédulas del vendedor y comprador:

Toca llevar Cedula original el día de la escritura de todas las partes que intervienen.

9) Certificado de cámara y comercio según el caso:

Si el inmuebles es de una empresa o el comprador es una empresa, se debe adjuntar cámara de comercio con expedición no mayor a 30 días. Así mismo se debe revisar las facultades y montos autorizados del Representante Legal y si es necesario anexar una copia del acta con la autorización para la firma de la escritura.

10)  Poder general con vigencia o poder especial:

• Responsable: Si alguna de las partes es empoderada debe llevar el poder.
• Formato: Físico.
• Nota: Existen dos tipos de poderes: General y Especial.
• Si es Poder General se debe llevar copia del poder autenticado y una  vigencia, la cual se pide en la misma notaria donde fue elaborado el poder general.

Si es poder especial, este debe tener el debido registro en el VUR para la venta. Y debe tener las facultades para que el apoderado pueda firmar la manifestación bajo la gravedad de juramento lo  respectivo a la afectación de vivienda familiar y a lo establecido en el artículo 61 de la ley 2010 de 2019, que modifica el artículo 90 del estatuto tributario en donde se declara que el precio escriturado es el único precio negociado.